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      行之茍有恒 久久自芬芳

      ——記浙江省高級人民法院檔案數字化工作實踐

      作者:本報記者 崔珍珍

      來源:《中國檔案報》

      2015-12-29 星期二

      ????編者按

      ????今年,國家檔案局局長、中央檔案館館長李明華對浙江省高級人民法院等5家單位的數字檔案館室建設經驗做出批示:浙江省在落實國家檔案局關于全國數字檔案館室建設部署上,理念先進、工作扎實,成績顯著。此后,時任浙江省委常委、秘書長趙一德在浙江省數字檔案館室建設推進會上充分肯定了這5家單位的經驗與做法。為此,本報記者專程前往浙江省高級人民法院,就浙江全省法院檔案數字化建設的探索與實踐情況進行了采訪,現將其經驗做法與讀者分享。

      ????站在浙江省高級人民法院(以下簡稱“省高院”)辦公大樓門口,記者抬頭望去,掛有國徽的高大宏偉建筑在陽光的映照下莊嚴肅穆。

      ????人民法院是實現社會主義公平正義的重要力量。黨的十八大報告將維護公平正義提到了嶄新高度,明確“公平正義是中國特色社會主義的內在要求”,真誠回應了人民群眾對公平正義的新期待。隨著數字化和“互聯網+”時代的到來,案件檔案作為記錄和見證人民法院公正司法的重要基礎性載體,扮演著十分重要的角色,在浙江省高院的努力下,檔案數字化工作在服務當事人、律師、法官等各項工作中發揮的作用也愈加凸顯。

      ????2011年,浙江省高院結合審判工作實際,大力推進全省法院訴訟檔案數字化工作,通過數字化掃描加工,檔案智能化管理,層層推進,實現了網上調卷和遠程查閱兩項主要功能。

      把功課做細

      ????省高院辦公室有關同志介紹:“全省105家法院已完成2000年以來訴訟檔案的掃描加工,其中43家完成全部檔案掃描,全省2300多萬卷訴訟檔案87%完成數字化掃描。電子訴訟檔案已在法官、當事人、律師之間廣泛應用。”

      ????萬事開頭難。親歷此事的省高院有關同志感慨:“其實,我們2006年就開始著手推進檔案數字化,但由于資金緊張,人手少,場地小,一時難以全面開展,直到2009年開始大面積推廣。2013年,我們確定了11家法院作為檔案智能化管理試點,實現了借閱、還卷、清點盤庫的自動化,使得紙質檔案的管理更加精準、快捷和安全。”

      ????在推進檔案數字化加工的同時,省高院大力加強檔案管理規范化,在全省法院實行歸檔報結制度,即歸檔后才能作為案件辦結,在全國法院率先實現以歸檔數作為結案數。這一舉措既從根本上解決少數案卷歸檔久拖失控的老大難積弊,也夯實了檔案數字化基礎。檔案科的工作人員表示:“這個方法實施以來,每個人都會按時上交案卷,再也不用催促了。”

      ????紙張越舊,掃描加工費用越高;檔案越新,利用率也越高。針對這個特點,省高院開始對紙質檔案按照“從前往后推”的方式進行數字化加工。檔案科的工作人員說:“當事人、律師、法官隨時都要調取檔案進行訴訟或者參考,所以新檔案借閱頻繁,對此,我們首先將當天、當月的新檔案及時進行數字化掃描,錄入浙江法院審判信息系統,另一方面從現在往以前的時間推,不斷將以往的案卷錄入系統。截至目前,省高院的檔案掃描已推至20世紀50年代。”

      ????把平臺做深

      ????浙江法院審判信息系統可以說是實現案卷網上調閱和遠程查詢的重要平臺,案卷掃描加工形成電子影像后要上傳至該系統,當事人、律師、法官,上級法院調卷、法院之間的橫向調卷等各項工作都要在該系統上進行操作。

      ????該系統存儲著訴訟檔案、歸檔文件、文書檔案、統計檔案、基建檔案、設備檔案、錄音檔案、錄像檔案、司法鑒定等各類檔案,通過這個平臺,可實現檔案管理、檔案借閱等功能。檔案科的工作人員說:“有了這個平臺,法官可以在線實現本地調閱卷、異地調閱卷,了解案件原審情況,或者參考關聯案件。”

      ????工作人員一邊向記者演示著浙江法院審判信息系統,一邊介紹道:“省高院針對網上歸檔、掃描加工的格式標準、管理系統的流程和操作方法,特別是對電子檔案遠程調閱卷的操作流程及查閱范圍等,制定了一系列檔案數字化工作規范,使得法院電子檔案從生成到利用的整個過程,有據可循,實現了標準化、規范化管理。”

      ????同時,依托電子化的審判質效評估系統,省高院對各地法院檔案數字化工作實現了數據自動匯集、定期通報、綜合考核等功能,有效促進了各地法院的檔案數字化工作。通過定期回訪檢查,及時回應實際工作中出現的新情況、新問題,進一步鞏固檔案數字化工作的既有成果,使法院的檔案工作朝著智能化、信息化、科學化方向發展。

      ????把服務做實

      ????隨著信息化的推進,今年6月,全省法院已全面實現遠程調閱卷。依托遠程查閱系統,全省法院之間實現了即查即閱,當事人可就近閱卷,大大提高了法官的工作效率,方便了當事人等就近查檔,在檔案查閱方式上實現了質的飛躍。

      ????當事人可持身份證、案卷號前往當地法院的專用計算機查閱打印電子檔案。今年6月,溫州市龍灣法區的一起民事案件當事人張某及其代理律師來到當地法院查閱相關檔案。檔案員了解到,當事人還有另一起由杭州市經濟開發區法院辦理的民事案件,也需要查閱檔案中的起訴狀、證據材料、庭審筆錄、裁判文書等材料,隨即通過遠程調閱卷系統向杭州經濟開發法院發起電子案卷查閱申請,很快,當事人張某及其代理律師就看到了自己在杭州的案卷材料。在順利查到檔案后,張某說:“如果從溫州趕到杭州查閱案卷資料,來回至少要耗費大半天時間,花費幾百元路費,現在只需要到本地法院,花幾分鐘就可以看到遠在杭州的案卷,真是又快又省錢!”

      ????省高院立案庭路法官說:“我正在受理一個再審案件,原審法院是麗水中院,為了解整個案情的來龍去脈和原審法院辦理案件的情況,我需要查閱保存在麗水中院檔案室的相關案卷資料。以往,我只能調閱紙質案卷,必須先開具調卷函,寄給麗水中院,對方收到調卷函后,再將案卷通過機要渠道郵寄給高院,這么一來一去,一般要半個月,而且還有遺失案卷的風險。現在,通過遠程調閱卷系統,一旦再審立案,我登錄自己的賬號,無須辦理任何手續,就可直接看到麗水中院的電子案卷。如果有別的原因需要調閱省內其他法院的關聯案件,也可以通過法院間網上審批完成調閱卷,當天就可以看到原審電子案卷,真是提高了辦案效率,更不用擔心卷宗遺失的情況發生。”

      ????檔案室里如火如荼。兩位雙鬢微染幾許銀絲的老同志坐在一旁,戴著老花鏡一絲不茍地整理著摞滿桌子的檔案。隔壁的檔案掃描加工室里七八個年輕人排成一隊,快速操作著計算機進行檔案數字化加工,靠墻的一組柜子里擺滿了檔案。看到一個個勤勞工作的檔案人,記者不由地想起一句話:“行之茍有恒,久久自芬芳。”只要檔案人心懷理想并加以堅持,假以時日,定能收獲一簇芳香。

      ????原載于《中國檔案報》2015年12月28日 總第2855期 第三版

       
       
      責任編輯:張雪
       
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