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      專家匯聚一堂 直擊全球熱點

      第十四屆國際檔案理事會東亞地區分會研討會精彩紛呈

      作者:王 健

      來源:中國檔案報

      2020-01-13 星期一

      ????2019年11月26日至27日,第十四屆國際檔案理事會東亞地區分會研討會在日本東京召開,會議由國際檔案理事會東亞地區分會與日本國立公文書館共同主辦。會議主題直擊全球熱點——“檔案的今天與明天:文件急劇增長 檔案正當繁榮”,旨在探討數字轉型時代檔案館面臨的挑戰、困境以及檔案工作者如何轉變角色。會上,中國國家檔案局副局長王紹忠當選為新一任東亞地區分會主席。中國人民大學信息資源管理學院(檔案學院)、福建省檔案館成為東亞地區分會新晉會員。會議吸引了來自中國、日本、韓國、蒙古、美國、英國的200余名與會者參加,中國國家檔案局副局長劉鯉生率隊的中國代表團人數占全體與會者的三分之一。

      ????此次會議的熱點突出表現為:數字轉型受到高度關注,人才培養成為當務之急,區域合作日益加強并將持續拓展。

      熱點一:數字轉型

      ????會議特邀的3位主旨發言人及其報告內容格外令人矚目。國際檔案理事會秘書長安西婭·塞勒斯博士、美國文件與檔案管理署首席文件官勞倫斯·布魯爾先生、日本國立情報學研究所高野明彥教授,分別以《美麗新世界——人工智能與檔案》《轉型檔案管理打造數字檔案館的明天》《數字技術推進檔案開放——“日本搜索”的影響》為題作主旨報告。

      ????安西婭·塞勒斯指出,人工智能、機器學習將為檔案工作帶來極大改變,但一定程度上存在技術局限,而其缺陷正是人類所擅長的。所以我們要充分發揮技術優勢,將其合理應用于檔案管理工作中。人工智能有著廣闊的未來,檔案工作者在張開雙臂擁抱人工智能的同時,也需要考慮人工智能所帶來的各種影響。

      ????勞倫斯·布魯爾圍繞大家十分關注的美國文件與檔案管理署的數字文件管理現狀、數字政府行動戰略進展與措施展開演講。他指出,目前美國聯邦政府正在全面推進政府文件的數字化管理工作,不同階段皆有明確目標和計劃,美國聯邦政府的數字轉型及檔案管理轉型正在逐步推進。目前面臨的問題主要包括預算削減、人力資源稀缺、文件海量增長且種類多樣,以及頂層設計存在缺陷等,并據此提出聯邦政府各部門加強協同、共同制定管理框架、促進各部門的自我完善等舉措。

      ????高野明彥提出,可以采用“關聯搜索”方式解決目前的“關鍵詞搜索不足以滿足用戶需求”的問題,“關聯搜索”對鑒別錯誤信息具有重要作用。各種各樣的數據散落在檔案館、圖書館、博物館等“文化記憶”機構中,這些數據不但分散,且彼此之間鮮有關聯。目前,“關聯搜索”雖在元數據層面無統一架構,但可以為散落的信息、數據架起相互關聯的橋梁。這一技術的實際應用范例也充分展示了“關聯搜索”的可行性與可推廣性。

      ????除了3個主旨報告外,各個國家或地區的報告中也都無一例外地講到數字轉型帶來的挑戰。中國國家檔案局丁勇在以《升級改造 應對挑戰 不忘初心 砥礪前行——新時代的中國檔案館行動》為題的報告中指出,電子檔案的急劇增長,使得原有的檔案管理模式以及原有檔案人員的知識體系已經不能滿足時代的發展要求,中國對此采取了一系列舉措,包括:鼓勵檔案館進一步加強檔案資源體系建設、加快電子檔案單軌制管理試點項目運行的步伐、引導檔案館主動開發檔案資源、加強跨區域檔案利用平臺建設、推進國家數字檔案館試點建設等。日本國立公文書館有關負責人新垣和紀在《國立公文書館面臨的數字挑戰:新浪潮時代數字技術的應用與檔案職業的培養》的報告中指出,目前,推進數字化政府建設是日本的首要任務;數字文件數量的大幅增長,意味著未來移交給日本國立公文書館的檔案也將從紙質載體逐漸變遷為數字形式。為此,2019年3月,日本首相頒布了《行政文件電子化管理基本準則》。韓國國家檔案館有關負責人朱光利在《韓國行政數據集文件管理計劃》演講中指出,在韓國政府行政管理信息系統的運行過程中,復雜多樣的數據集隨之產生,如何管理這些數據集成為難題。為此,韓國制定了《數據集文件管理原則》,要求建立通用管理模型,加強數據集生成系統的前端控制。韓國針對原生性數字文件系統管理的相關舉措引起與會者的關注。中國香港政府檔案處有關負責人陸玉珊在《香港特區政府檔案處報告》中指出,21世紀,全球檔案部門均面臨文件檔案的數字化管理難題,香港特區政府采取以下舉措應對挑戰,包括:運行電子文件保管系統、建立數字倉儲、對政府網站和社交媒體進行歸檔、推進文件的開放利用、制定2018年至2028年10年數字化計劃、開發香港特區政府檔案處網站和在線目錄系統、與公眾加強互動、加強檔案管理相關人員專業素質培養、加強與不同專業人員及不同部門之間的協同合作等。

      ????在互動環節中,與會者還針對社交媒體文件引發的法律問題等展開熱烈討論。數字轉型成為會上會下交流的最大熱點。

      熱點二:人才培養

      ????置身于數字轉型的大環境之中,檔案人才隊伍建設與培養成為備受關注的另一焦點。

      ????勞倫斯·布魯爾強調,培訓工作尤為重要。目前大多數機構中的文件管理人員資歷較淺,缺乏專業知識與管理技能,無法應對數字轉型帶來的巨大挑戰,因此美國文件與檔案管理署采取制定指南、舉辦培訓班、指導聯邦政府機構開展文件管理評估、吸納其他學科背景的專業人才等舉措,在數字轉型過程中加強人才隊伍建設和培養。

      ????安西婭·塞勒斯進一步指出,必須加大對各種專業背景下、與檔案管理工作相關人員的培訓力度。培訓對象不僅要面向檔案工作人員,還應面向數據管理人員、計算機人員等。目前,針對數字保存領域的培訓比較稀缺,有待于開發更多有針對性的培訓項目。同時,要提升全社會的檔案意識,加強對檔案工作的認識,最終促進檔案更好地向公眾開放、為社會所用。

      ????高野明彥指出,目前,日本的記憶機構沒有雇傭專門的技術人員,應借鑒日本國家圖書館的經驗,招聘具有計算機背景的人才進入記憶項目組,保證記憶項目的長期可持續性。

      ????中國人民大學王健教授指出,人才培養應針對不同需求,遵循“多層次、多維度、多元化、可持續發展”的原則,堅持高校培育與崗位培訓雙軌并行,區域合作與國際合作雙管齊下。她結合中國人民大學發起和參與的一系列成功項目,交流了中國人民大學在檔案人員培訓、高校人才培養方面做出的努力和取得的成果,倡議加強東亞地區乃至全球教育培訓的多方合作。中國澳門檔案館業務主管張家儀也指出,10年來,澳門檔案館與中國人民大學信息資源管理學院(檔案學院)持續開展了一系列人員培訓項目,受益良多。

      ????新垣和紀強調,檔案專業人才培養是數字轉型面臨的艱巨挑戰之一,也是一直以來的工作重點,培訓項目確實發揮了關鍵作用。為此,日本國立公文書館于2018年頒布了《檔案從業人員任務與能力標準》,旨在界定檔案從業人員必備的知識和技能、拓展檔案人員的專業知識結構、開展相關培訓、提高社會地位。該標準對檔案從業人員應具備的基本知識和技能作出明確規范,具有較強的借鑒價值和啟示意義。

      熱點三:區域合作

      ????面對數字轉型和人才培養的巨大壓力與挑戰,各個國家和地區都在積極尋求解決之道。其中,加強區域合作成為與會者的集體共識和迫切愿望,而“建立、維護并加強本地區檔案工作者之間以及致力于檔案保管和管理的所有機構和專業組織之間的聯系”也正是國際檔案理事會東亞地區分會的宗旨。目前,各個國家和地區已經開展并將努力拓展的區域合作主要包括以下3個方面。

      ????一是業務合作。比如,蒙古檔案總局實現數字轉型的舉措之一便是與韓國開展合作,以期順利實施“蒙古國家檔案館現代化”項目,全面升級“國家檔案管理的一體化系統”和“門戶服務”。會議期間,蒙古檔案總局與日本國立公文書館簽署了合作備忘錄,期待通過深入合作加快實現數字轉型。中國澳門檔案館與中國人民大學的合作不僅包括人員培訓,還包括咨詢項目及課題研究、制定發展戰略、完善法律法規、加強技術支持、開發協作網絡并建立可信數字倉儲等,中國人民大學還對澳門準備接受港珠澳大橋項目澳門段工程檔案提供了業務咨詢服務。《澳門特別行政區政府文化局與中國人民大學信息資源管理學院戰略合作備忘錄》的簽署及實施,將為雙方有效開展業務活動提供科學保障。

      ????二是聯手培訓。培訓可以跨館、跨校,跨專業、跨部門,跨行業、跨協會,跨地區、跨國界,“跨界融合”的培訓模式已然形成并將繼續拓展。例如,香港特區政府檔案處高度重視培訓工作,以確保員工具備數字轉型所需知識和技能。員工隊伍涵蓋檔案工作者、行政管理人員和互聯網技術專業人員,近年來,香港特區政府檔案處更是將培訓重點聚焦于增強數字文件管理能力、拓展跨學科知識架構這兩方面。在將各級政府官員列入在線培訓計劃的同時,香港特區政府檔案處還制定了一項新的全面培訓計劃,旨在將檔案管理方面的參訓人員數量從每年的4000人次大幅提升至1萬人次。這些工作的順利實施,既依托于線上線下的多元培訓項目,也有賴于機構外合作、館校合作、區域合作乃至國際合作。

      ????國際檔案理事會東亞地區分會連續開展了多項成功的國際合作培訓項目,國際檔案理事會東亞地區分會、中國國家檔案局、中國人民大學合作開展的“2019檔案學深造證書班”(北京,PCAS)便是成功案例之一。在國際檔案理事會東亞地區分會資深專家朱福強教授的策劃組織下,來自中國、美國、荷蘭、韓國、新加坡的10位專家悉心授課,將國際前沿與國內發展相結合、理論與實踐相結合、管理與技術相結合,課程內容既涵蓋檔案學基礎理論、檔案管理基本環節等基礎知識,又包括國際標準、電子文件、社交媒體文件管理等最新知識。起始于2003年的PCAS培訓項目迄今已使335名學員深深受益,為東亞各國培養了一批批核心骨干。同樣,2019年10月在香港大學舉辦的“檔案學研究生證書班”(PDAS)也是香港大學與國際檔案理事會東亞地區分會非常成功的培訓合作項目。

      ????三是會議分享。目前已經形成了會議集群,比如,此次東亞地區分會工作會議和研討會,2020年將由韓國國家檔案館主辦;4年一度的國際檔案大會,2020年將在阿布扎比舉辦;國際頂尖信息聯盟年會iConference,特別是iConference2021將由中國人民大學主辦,屆時將聯同“第五屆亞太地區檔案教育國際學術研討會”(APCAE)一并召開。會議集群有助于加強東亞地區檔案工作者之間的溝通合作,進一步推動學科及專業的融合,打造創新發展模式,逐步開拓培育復合型人才的新路徑。

      ????第十四屆國際檔案理事會東亞地區分會研討會的盛況,折射出東亞地區檔案工作者在數字轉型的進程中進行的積極探索和不懈努力,東亞地區檔案工作者將與全球檔案工作者一道砥礪前行,亦將對全球檔案事業發展作出更大貢獻,發揮更大的影響力。

      ????原載于《中國檔案報》2020年1月6日 總第3472期 第三版

       
       
      責任編輯:張雪
       
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