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      村級檔案管理的關鍵在于雙元結構

      作者:婁 紅

      來源:中國檔案報

      2020-01-21 星期二

      ????《村級檔案管理辦法》發布后,各地都啟動和加強了村級檔案管理工作,不少業內人士對村級檔案管理現狀做了分析,并提出了解決對策。筆者認為,當前的村級檔案管理實際上是雙元結構,存在村和社區兩個主體,相應的對策也要從原則和現實兩個層面加以考慮。

      村級檔案管理的新問題——雙元結構

      ????傳統的村級檔案管理針對的是行政村或自然村。當前很多地方都在農村成立了社區,例如山東省諸城市在2007年開始推行農村社區服務體系建設,并規劃建設了208個農村社區。社區成立后,行政村雖然被撤銷,但自然村長期存在。在日常工作中,社區和自然村都會形成檔案,構成了兩個立檔主體,這種雙元結構在當前有3個突出表現。

      檔案管理工作中村和社區權責不清

      ????農村社區的成立,能為廣大村民提供更優質便捷的檔案服務,但在客觀上,也對檔案工作帶來了一些負面影響。社區成立以后,自然村在檔案管理工作中的職能被弱化了。筆者調查發現,有的村負責人認為行政村撤銷了,檔案工作應該由社區來承擔,本村不需要再立檔,并因此停止了立檔工作。自然村雖然每年還會形成檔案,但很多都零散地保存在村干部個人手中,原有檔案的保管工作也較為混亂。

      ????實際上,當前社區只是一個服務部門,沒有替自然村立檔和保管檔案的職能,同時有很多社區辦公場所很緊張,有的還是借用村里的辦公用房,加上社區事務多、人員少,在自身檔案管理方面也常常捉襟見肘,更無暇顧及村檔案工作。因而,自然村檔案工作事實上形成了“全靠村干部自覺”的局面。村干部重視檔案工作,本村檔案工作就開展得好,反之則不然。

      檔案工作兩極分化嚴重

      ????在20世紀八九十年代,各地曾掀起村級檔案工作的熱潮,很多村都設立了獨立檔案室,理順了檔案工作體制,建立了相對完善的檔案工作制度。社區成立后,原有的行政村變成了自然村,有不少村失去了辦公場所,經費緊張,人員減少,檔案工作也受到影響,出現了滑坡。只有少數村因為經濟條件好,人員相對穩定,檔案工作一直得以延續,至今仍保持著較高水平。有的村不僅有獨立的檔案室,還建立了村史館、革命歷史展館等檔案文化設施,取得了很好效果,但這種村只占很小的比例。

      ????相比自然村,農村社區有辦公場所,人員也相對穩定,檔案工作總體情況好于自然村。但因社區本身是一個新生事物,很多工作都在逐步探索和完善中,不少社區的檔案工作非常滯后,檔案保管條件差,文件材料收集不齊全,甚至有少數社區成立十幾年都沒有實質性地開展檔案工作。無論是村還是社區,檔案工作水平都呈現出兩極分化的現象,且優少劣多。

      雙元結構中社區優于村

      ????經過不斷發展,社區的各項功能日益完善,經費、人員等各方面的資源也更加充足,檔案工作呈現出向好態勢。相比之下,村的職能被弱化,很多村面臨無經費、無場地、無人員的“三無”局面。因而,在當前村級檔案管理的雙元結構中,社區檔案工作總體質量優于村。在加強村級檔案管理過程中,社區檔案管理相對容易改善,而自然村檔案管理難度則較大。

      如何破解雙元結構難題?

      ????雙元結構是當前村級檔案工作最大的難題。農村社區是未來發展的趨勢,但因為經濟、歷史、文化等原因,自然村仍將長期存在,社區和自然村并存的情況還將持續很長時間。由于很多自然村面臨“三無”局面,而且人口外流情況嚴重,自然村向社區所在中心村聚集融合居住的情況非常普遍,在這種情況下要求所有自然村建立獨立檔案室、管理好各類檔案,是難以實行的。破解自然村檔案管理難題不能只著眼于村本身,還應從外部發力,社區和鄉鎮政府應承擔起更多的責任。

      要理順村和社區各自職責

      ????鑒于當前不少村干部對社區職能和檔案管理存在認識不清等問題,筆者認為,在開展村級檔案管理工作過程中,首先要明確村和社區在檔案工作中的各自職責,糾正村干部思想中存在的“檔案管理屬于社區”“與村無關”等錯誤觀念。檔案行政管理部門、鄉鎮政府應出臺相關文件,明確“村干部作為本村檔案工作的負責人”,每個村都有責任保管好本村日常形成的文件材料,并做好立卷歸檔工作。

      要強化鄉鎮政府和社區的責任

      ????在當前村級職能弱化、條件較差的情況下,要突出社區在檔案管理工作中的中心功能。針對當前農村社區存在的實際困難,鄉鎮政府應承擔更多責任,在經費、人員、技術等方面為社區創造便利條件,加強對轄區內社區和村檔案工作的監督指導。

      ????在日常工作中,鄉鎮政府應督促社區和各村保管好文件材料。對于條件較差、沒有辦公場所的村,可將文件材料寄存在社區。

      ????在傳統村級檔案管理工作中,各村文件材料的收集和整理工作是以村為單位獨立開展的。鑒于現在自然村各項條件普遍較差,各村單獨收集文件材料和立卷的方式難以保證案卷質量。因為社區人員少、工作多,且缺乏相關專業知識,由社區承擔全部自然村立卷工作的難度較大。考慮到每個自然村都有相對固定的村干部,較為可行的立卷方式應為鄉鎮、社區、村三方合作,采取集中立卷的方式。鄉鎮政府應以社區為單位,制訂詳細、可行的立卷計劃,每年固定一段時間,將轄區內的各村干部召集到社區,由鄉鎮檔案員指導社區和村集中立卷,由鄉鎮檔案員監督立檔進度和質量。這樣既可破解村檔案各自為政、無人監管的難題,也可提高社區和村的檔案工作水平。

      社區要集中保管村級檔案

      ????社區因為各方面條件較好,大多具有保管檔案的條件,即使有暫時達不到條件的社區,未來改善的希望也較大,因而社區可自行保管本社區檔案。

      ????對于自然村,完善硬件條件比較困難,而且從經濟角度考慮也是缺乏必要性的。自然村應該區分各村的不同情況對癥下藥。對于經濟基礎好且重視檔案工作的村,可以由其自己保管本村檔案,這樣更便于利用。對于條件較差的村,則不應做過多硬件要求,應倡導就近寄存和集中保管。

      ????檔案集中保管是比較常見的方式。集中保管既方便管理,也可節約成本。在國外,不具備保管條件的政府將檔案寄存在上一級檔案館也被視為一種有效方式。在國內,也存在村檔案交由其他機構代管的情況。筆者調查發現,村檔案中的經濟類檔案尤為重要,而此類檔案有相當數量是由鄉鎮經管站代管的,也有規模很小的村將本村檔案寄存在臨近規模較大、經濟基礎較好的村檔案室。這兩種方式在短期內可行,但長期來看,其可持續性是難以保證的。較為可行的方式是,以社區為單位,建立社區中心檔案室或者檔案館,并設立專職檔案員,由社區集中保管各村檔案。這樣可以確保村級檔案的長期有效保管,同時也可減輕各村負擔,避免檔案室的重復建立,造成浪費。

      ????總之,當前村級檔案管理的關鍵在于雙元結構,突破村級檔案工作的發展瓶頸也應從雙元結構入手。

      ????原載于《中國檔案報》2020年1月20日 總第3478期 第三版

       
       
      責任編輯:張雪
       
      版權所有,未經許可,不得轉載。
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