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      乘風破浪 全力實現檔案工作現代化

      ——四川省遂寧市數字檔案館創建工作紀實

      作者:楊世洪 張 璐

      來源:中國檔案報

      2020-01-21 星期二

      ????陳舊的卷皮、泛黃的紙張,一提起檔案,很多人會聯想到這樣一幅畫面。

      ????然而,當你走進四川省遂寧市檔案館,你會驚訝地發現,如今的檔案,可不是當初烙刻在人們心中的那種形象了。遂寧市檔案館查閱接待室內,幾臺嶄新的電腦依次擺放,只需輕輕敲擊鍵盤,你想查閱的相關檔案資料就會呈現在眼前。“數字化”“高效率”,早已成為這里的工作特色。

      ????歷時9年,市檔案館館藏檔案已全部完成數字化工作,操作便捷的檔案共建共享利用平臺和館藏檔案遠程利用服務平臺相繼建成并逐步完善。遂寧檔案人以“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”為己任,以堅韌不拔的毅力,披荊斬棘,向著全國示范數字檔案館建設目標奮勇前進。

      奮力啟航:爭取爭取再爭取

      ????2009年6月,在河東新區東平大道,一座富有地方特色文化、兼具多功能于一身的檔案館新館拔地而起,遂寧檔案事業從此翻開了新的篇章。

      ????隨著全市經濟社會的不斷快速發展,檔案工作日益成為政府治理和公共服務中不可或缺的基礎和支撐。如何主動適應黨和國家的新要求、人民群眾的新期待和信息技術發展的新趨勢?從2011年成功創建為全省首批國家一級檔案館起,遂寧檔案部門的領導班子就一直在思考這個問題。隨著新形勢下檔案工作的進一步發展,他們越來越清醒地認識到:建設數字檔案館,對傳統檔案館進行升級和再造,逐步實現全市檔案工作現代化,是一項最迫切的任務。在時任市檔案局館長楊世洪的牽頭組織下,遂寧數字檔案館建設工作正式啟動。

      ????“創建數字檔案館,是一個系統性、持續性的工作。為了給數字檔案館建設掃清障礙,我們從一開始就必須做好充足的準備工作。”楊世洪說,“我們始終朝著目標前進,不管路上有多少困難,都要爭取爭取再爭取,不達目的誓不罷休。”

      ????努力爭取全社會對數字檔案館建設的理解,市檔案館從一開始就堅持向查檔群眾、社會各界做好宣傳工作,通過多種形式展示創建數字檔案館的決心、部署、態勢,努力發揮好輿論的引導作用、鼓勁作用、監督作用和評價作用,盡力爭取全社會形成理解創建、重視創建、協助創建的良好氛圍。

      ????努力爭取黨委、政府的支持,市檔案館領導班子多次向市委、市政府領導進行匯報,全力爭取政策和資金上的支持。在全市機構編制、人員編制非常緊張的情況下,市檔案館增設了信息科,新增了1名參公事業編制,解決了人員不足、專門機構缺失的問題。項目所需的財政資金投入逐年增加,2012年起市財政每年劃撥館藏檔案數字化加工預算經費50萬元,2015年起增加到100萬元。2012年至2019年間,市財政共撥款1000多萬元用于市檔案館數字化和機房改造等項目建設,數字檔案館建設不斷加速。

      ????努力爭取各立檔單位對數字化工作的配合,為此,市檔案館明確檔案數字化經費由立檔單位自行解決。2012年,在全省率先開展滾動接收和紙質檔案、數字化副本“雙移交”工作,2017年又進一步推行次年接收和紙質檔案、數字化副本、原生電子檔案“三移交”工作,并要求移交單位逐件出具政務信息公開意見。2017年,通過電子文檔在線管理系統與市黨政網公文交換系統對接,實現電子文件的收集、整理、歸檔和電子檔案在線移交,并主動介入、全程參與遂寧市OA自動化辦公系統建設。截至2019年6月,已接收46個全宗單位原生電子檔案1.2萬件。

      ????憑著這樣的一股韌勁,在數年的不懈努力下,黨委政府支持、立檔單位配合、社會各界理解參與的良好工作格局基本形成。

      把住方向:從嚴從嚴再從嚴

      ????為了探索一條切實可行的數字化建設之路,市檔案館多次組織業務人員到省內數字化工作推進較好的檔案館調研學習,參加全國檔案數字化工作培訓,還專程到江蘇太倉市檔案館、中國第二歷史檔案館、南京市建鄴區檔案館等地學習。之后,認真按照《四川省數字檔案館建設規程》和測評指標,把住方向,高處著眼,實處著手,努力探索一條適合自己的“航線”。

      ????根深方得葉茂。“要想建設好數字檔案館,首先必須打牢軟硬件平臺建設這個必不可少的根基。”市檔案館領導班子這樣認為,“并且在建設過程中還要有前瞻性,既要著眼于現代數字化檔案管理的要求,又要充分考慮未來發展的需要。”

      ????市檔案館對照國家檔案局《數字檔案館系統測試辦法》的標準,高起點建設基礎設施及網絡平臺。加快實施中心機房、網絡平臺、服務器和存儲設備、終端設備的建設,安裝了具備數據收、管、存、用功能的檔案館分布式大型業務管理系統。同時,在設備配置、技術采用上注意整合資源節省投資,能依托全市平臺的就依托,不拘泥于“小而全”。

      ????考慮到檔案事業的社會化走向,市檔案館領導班子在檔案信息化建設過程中時時著眼未來,積極為檔案開放做準備。市檔案館副館長何萍感慨地說:“我們在技術標準上費了一番真功夫。為了更好地實現館際共享,數字檔案管理系統在數據導入、導出功能上必須具備開放性、靈活性。我們將近年形成的辨識度高的數字檔案加工制作成雙層PDF格式文件,便于提供全文檢索;對早前形成的辨識度不高的數字檔案,積極著手開展全文檢索的技術攻關。我們還對系統進行了優化,在檔案利用登記注冊、目錄檢索、數據打印、數據輸出、數據控制利用、過程記錄監控、輔助編研、利用統計等功能基礎上,增加了網上利用審核審批、查檔利用身份識別、全文檢索、系統自檢、大文件上傳等功能。”

      ????市檔案館館藏檔案種類繁雜、數量龐大,檔案數字化工作難以一步到位。那么,如何鑒定數字化范圍,哪些檔案應該優先數字化呢?市檔案館領導班子反復斟酌、仔細考量,在對檔案價值進行科學分析的基礎上,遵循“利用優先、分步實施”的原則,有計劃、分步驟地開展數字化工作,充分保證了數字資源的加工質量。

      ????“2011年起,我們就組織館內業務骨干對館藏檔案進行了全面摸底。”市檔案館副調研員王強說。在統籌考慮資金、保存價值、保密等方面因素的基礎上,經過鑒定,市檔案館將破產改制企業和機構改革撤銷單位已到期的會計憑證類檔案等剔除,紀檢案件、信訪業務、行政執法和行政復議等3000多卷專業檔案也不作數字化處理,數字化范圍得到明確。

      ????“為了有效解決各立檔單位人手不足、設備欠缺、業務水平參差不齊、技術標準掌握不熟練等問題,市檔案館館藏檔案數字化加工主要通過公開招標,委托專業公司進行處理,”王強說,“每年年初,我們都按照市場外包價格初步核算每卷檔案的數字化處理成本,然后根據財政下達的年度預算資金確定當年數字化處理工作量。”為保證數字化工作穩步推進,市檔案館科學合理安排財政預算資金,并將數據質量與費用結算掛鉤,有效保證了數據質量和財政資金的使用效率。

      ????為方便群眾查閱利用,針對社會公眾對檔案的需求熱點,市檔案館對涉及民生、利用頻繁和黨委政府重點部門的檔案優先進行數字化加工處理,截至2019年7月,以卷為單位的館藏檔案數字化率92.9%、以件為單位的數字化率99%、民生檔案數字化率100%,已建立了婚姻登記、復退軍人、招工、知青、勞模、戶籍等9個專題檔案目錄數據庫,建立開放檔案查詢系統、民生檔案查詢系統、“遂寧檔案”手機APP等,極大地滿足了社會各界對檔案查閱的需要。

      ????在數字化建設過程中,市檔案館始終繃緊檔案安全這根弦,全程監管,確保各環節科學有序與信息安全。市檔案館將外包公司數字化加工場地設置在市檔案館的3樓備用庫房內,并派駐業務骨干實行全方位監管。市檔案館還出資給加工場地配備消防設備、安裝監控和門禁系統,并建立了嚴格的工作制度。承接數字化加工的公司負責人介紹:“我們非常重視安全保密工作,對每名員工都進行了保密培訓,并堅持做到每日工作完畢清點檔案并歸入固定區域;加工場所嚴禁連接網絡,禁止帶入手機或移動存儲設備,對加工設備非必要信息出口使用專業手段進行封閉;建立隨工單制度,將每份檔案的加工流程和去向登記在冊;將涉密檔案、敏感控制文件交由專人進行備注,一律不作掃描轉化,有效保證了加工數據的齊全完整和準確安全。”

      ????在網絡平臺建設方面,市檔案館以布局合理、可擴展、安全可靠為基本要求,根據不同網絡的特點,將局域網與政務網、因特網進行物理隔離、分網運行,并分別部署安全系統,堵塞網絡應用上的安全漏洞,從而保證系統和數據不被非法入侵和竊取。在利用工作中,市檔案館分別建立資源總庫、管理庫、利用庫,對數字檔案資源實行三庫分建分用,消除數據利用中的安全隱患;根據需要采用不同的存儲格式,對工作人員和利用者設置不同的權限,進一步消除了利用過程中的安全隱患。

      ????為了更好地保障數字檔案的安全,市檔案館持續做好數據備份工作,目前已完成遂寧市文書檔案(卷)、專業檔案等9類檔案通用型數據的離線備份,同時利用磁帶庫對系統全部數據進行實時備份。根據國家檔案局《檔案館防災減災規范》要求,將貴陽市確定為異地備份地,于2019年全面完成備份數據交接。

      沖向彼岸:向前向前再向前

      ????雄關漫道真如鐵,而今邁步從頭越。市檔案館數字檔案館創建工作在市委、市政府的大力支持和各部門的積極配合下,進展順利,形勢喜人。

      ????2014年,遂寧市檔案館被確定為四川省數字檔案館建設示范單位。2016年,遂寧市規委會將遂寧市檔案館新館納入公共文化場館群——遂寧文化中心建設。新館的規劃設計反復征求檔案部門意見,充分考慮了數字檔案館建設的相關要求。

      ????經過多年辛勤耕耘,遂寧數字檔案館機房硬件配備合理、運行穩定,與政府OA辦公系統順利對接,實現了原生電子檔案在線接收。館內各系統流程順暢、功能齊全,具備業務拓展能力,操作便捷;三網三庫獨立運行,管理有序,安全可靠;數據庫結構科學,數據利用方便,符合安全及保密規定。“遂寧建設經驗”被四川省檔案局以工作通報形式在全省宣傳推廣。

      ????“便民”“高效”是市檔案館館藏檔案基本實現數字化后群眾給出最多的評價。可人們不知道的是,為了實現這樣簡簡單單的4個字,遂寧檔案人付出了多少艱辛。但看到群眾幸福感和獲得感的提升,遂寧檔案人感到付出無比值得。

      ????與時俱進,永無止境。遂寧檔案人還有更多更高更遠的目標等待著去實現:形成大檔案格局,將數字檔案館(室)建設融入遂寧“智慧城市”建設大局,融入全社會信息化建設大局,由市本級向全域拓展,由行政單位向一般單位延伸……遂寧檔案事業的發展必將更加美好。

      ????原載于《中國檔案報》2020年1月20日 總第3478期 第一版

       
       
      責任編輯:張雪
       
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